Πώς παίρνω backup τα email μου

Η δημιουργία backup στα email σας είναι σημαντική, ειδικά αν χρησιμοποιείτε τον λογαριασμό σας για εργασία ή για αποθήκευση σημαντικών μηνυμάτων και συνημμένων. Αν έχετε cPanel Email Accounts και πρόσβαση μέσω Webmail ή μέσω προγράμματος email στον υπολογιστή σας, υπάρχουν δύο πρακτικοί τρόποι να κρατήσετε αντίγραφο ασφαλείας.

Ο πιο απλός και ασφαλής τρόπος είναι να χρησιμοποιείτε IMAP στο πρόγραμμα email σας, ώστε τα μηνύματα να παραμένουν συγχρονισμένα με τον server. Στη συνέχεια μπορείτε να κάνετε εξαγωγή ή τοπικό backup όποτε θέλετε.

Πριν ξεκινήσετε

• Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε το email και τον κωδικό σας.
• Έχετε διαθέσιμο χώρο στον υπολογιστή σας ή σε εξωτερικό δίσκο.
• Αν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα email, προτιμήστε IMAP αντί για POP3.

1. Backup από Webmail

Αν μπαίνετε στο email σας από Webmail, μπορείτε να αποθηκεύσετε σημαντικά μηνύματα ή να τα μεταφέρετε σε πρόγραμμα email για πλήρες backup.

1. Συνδεθείτε στο Webmail με το email και τον κωδικό σας.
2. Ανοίξτε τον φάκελο που θέλετε να κρατήσετε, όπως Inbox, Sent ή κάποιον προσωπικό φάκελο.
3. Ανοίξτε το μήνυμα που θέλετε να αποθηκεύσετε.
4. Αν υπάρχει επιλογή Download, Save as ή More, επιλέξτε την για να κατεβάσετε το email στον υπολογιστή σας.
5. Αποθηκεύστε το αρχείο σε ασφαλές σημείο, π.χ. σε φάκελο backup ή σε εξωτερικό δίσκο.

Αν θέλετε να κρατήσετε πολλά μηνύματα, η πιο πρακτική λύση είναι να τα συγχρονίσετε σε πρόγραμμα email μέσω IMAP και μετά να κάνετε εξαγωγή ή αντιγραφή των δεδομένων.

2. Backup με πρόγραμμα email στον υπολογιστή

Αυτός είναι ο πιο ολοκληρωμένος τρόπος για να έχετε αντίγραφο των email σας. Ρυθμίζετε τον λογαριασμό σας σε ένα πρόγραμμα email, περιμένετε να γίνει συγχρονισμός και στη συνέχεια κρατάτε backup από το πρόγραμμα ή από τα τοπικά αρχεία του.

Προτεινόμενη ρύθμιση: IMAP

Για καθημερινή χρήση και backup, προτείνουμε IMAP. Έτσι τα email παραμένουν στον server και συγχρονίζονται με όλες τις συσκευές σας.

• Incoming server: συνήθως mail.to-domain-sas.gr ή το domain σας
• IMAP port: 993
• Encryption: SSL/TLS
• SMTP server: συνήθως mail.to-domain-sas.gr ή το domain σας
• SMTP port: 465 ή 587
• Encryption: SSL/TLS ή STARTTLS

Αν δεν είστε σίγουροι για το ακριβές όνομα του server, ελέγξτε τα στοιχεία ρύθμισης του λογαριασμού σας στο hosting ή χρησιμοποιήστε το domain σας με την υπόδειξη του παρόχου.

Βήματα backup σε πρόγραμμα email

1. Προσθέστε τον λογαριασμό σας στο πρόγραμμα email με IMAP.
2. Περιμένετε να συγχρονιστούν όλα τα μηνύματα και οι φάκελοι.
3. Αν το πρόγραμμα email υποστηρίζει εξαγωγή, επιλέξτε Export ή Backup.
4. Αποθηκεύστε τα δεδομένα σε φάκελο στον υπολογιστή ή σε εξωτερικό μέσο αποθήκευσης.
5. Επαναλάβετε τη διαδικασία τακτικά, ώστε το backup να είναι ενημερωμένο.

3. Μπορώ να κάνω backup με POP3;

Το POP3 μπορεί να κατεβάσει τα email στον υπολογιστή σας, αλλά δεν είναι η καλύτερη επιλογή για καθημερινή χρήση, επειδή δεν συγχρονίζει σωστά τους φακέλους και μπορεί να δημιουργήσει ασυμφωνία μεταξύ συσκευών.

Αν παρ' όλα αυτά το χρειάζεστε:

• POP3 port: 995
• Encryption: SSL/TLS
• SMTP port: 465 ή 587

Για τους περισσότερους χρήστες, το IMAP είναι η πιο σωστή επιλογή.

4. Τι να κρατήσετε ως backup

Για να είστε καλυμμένοι, φροντίστε να αποθηκεύσετε:

• τα εισερχόμενα email
• τα απεσταλμένα
• τους προσωπικούς φακέλους
• τα συνημμένα αρχεία

Αν χρησιμοποιείτε μόνο Webmail, ελέγξτε αν μπορείτε να μεταφέρετε τα μηνύματα σε πρόγραμμα email για πιο εύκολη αποθήκευση.

5. Πού να αποθηκεύσετε το backup

Καλό είναι να κρατάτε το αντίγραφο ασφαλείας σε περισσότερα από ένα σημεία:

• στον υπολογιστή σας
• σε εξωτερικό δίσκο ή USB
• σε ασφαλές cloud αποθηκευτικό χώρο

Έτσι μειώνετε τον κίνδυνο απώλειας αν χαλάσει η συσκευή σας.

Χρήσιμες συμβουλές

• Κάνετε backup σε τακτά χρονικά διαστήματα.
• Ελέγχετε ότι το backup ανοίγει σωστά πριν το χρειαστείτε.
• Μην βασίζεστε μόνο στο Webmail ως μοναδική αποθήκευση.
• Αν αλλάξετε κωδικό email, ενημερώστε και το πρόγραμμα email σας.

Αν χρειάζεστε βοήθεια

Αν δεν μπορείτε να συνδεθείτε στο email σας ή θέλετε βοήθεια με τις ρυθμίσεις IMAP/SMTP, επικοινωνήστε με την υποστήριξη του hosting σας. Μπορούμε να σας καθοδηγήσουμε ώστε να ρυθμίσετε σωστά τον λογαριασμό και να κρατήσετε με ασφάλεια το backup σας.