Ο autoresponder είναι μια αυτόματη απάντηση που στέλνεται όταν κάποιος σας γράφει σε ένα email address. Χρησιμοποιείται συχνά όταν λείπετε σε άδεια, όταν το γραφείο είναι κλειστό ή όταν θέλετε να ενημερώνετε ότι το μήνυμα έχει παραληφθεί.
Αν ο λογαριασμός σας φιλοξενείται σε hosting με cPanel Email Accounts και Webmail, μπορείτε να τον ρυθμίσετε εύκολα μέσα από το cPanel.
Πριν ξεκινήσετε
- Θα χρειαστείτε πρόσβαση στο cPanel.
- Πρέπει να γνωρίζετε ποιο email θέλετε να ρυθμίσετε.
- Αν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα email σε κινητό ή υπολογιστή, προτιμήστε IMAP για να παραμένουν συγχρονισμένα τα μηνύματά σας.
Πώς να φτιάξετε autoresponder από το cPanel
- Συνδεθείτε στο cPanel του hosting σας.
- Ανοίξτε την ενότητα Email και επιλέξτε Autoresponders.
- Πατήστε Add Autoresponder ή Create.
- Συμπληρώστε τη γλώσσα ή το charset αν σας ζητηθεί, συνήθως
UTF-8. - Ορίστε το email από το οποίο θα στέλνεται η αυτόματη απάντηση.
- Επιλέξτε το domain και το local part του email, δηλαδή το όνομα πριν από το
@. - Συμπληρώστε το From όνομα, π.χ. το όνομα της εταιρείας ή το δικό σας.
- Γράψτε το Subject, π.χ.
Έχουμε λάβει το μήνυμά σας. - Στο πεδίο του μηνύματος γράψτε το κείμενο της αυτόματης απάντησης.
- Ορίστε αν η απάντηση θα στέλνεται άμεσα ή μετά από συγκεκριμένο αριθμό ωρών. Συνήθως επιλέγεται καθυστέρηση ώστε να μην αποστέλλεται πολλές φορές στον ίδιο αποστολέα.
- Πατήστε Create ή Save για αποθήκευση.
Παράδειγμα μηνύματος autoresponder
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλό και επαγγελματικό κείμενο όπως το παρακάτω:
Θέμα: Έχουμε λάβει το μήνυμά σας
Μήνυμα:
Σας ευχαριστούμε για το email σας. Το μήνυμά σας έχει παραληφθεί και θα απαντήσουμε το συντομότερο δυνατό. Αν το θέμα είναι επείγον, παρακαλούμε καλέστε μας στο τηλέφωνο της εταιρείας.
Πώς να το ρυθμίσετε από το Webmail
Σε αρκετές εγκαταστάσεις, η διαχείριση του autoresponder γίνεται και από το Webmail, ανάλογα με τη διαμόρφωση του λογαριασμού σας.
- Συνδεθείτε στο Webmail με το email και τον κωδικό σας.
- Αναζητήστε επιλογή όπως Settings, Filters ή Autoresponder.
- Δημιουργήστε νέο κανόνα ή αυτόματη απάντηση.
- Πληκτρολογήστε το μήνυμα και αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Αν δεν βλέπετε αυτή την επιλογή, χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση από το cPanel, που είναι ο πιο συνηθισμένος και αξιόπιστος τρόπος.
Χρήσιμες συμβουλές
- Κρατήστε το μήνυμα σύντομο και ευγενικό.
- Αποφύγετε να γράφετε προσωπικά ή εμπιστευτικά στοιχεία.
- Αν λείπετε για λίγες μέρες, αναφέρετε πότε περίπου θα απαντήσετε.
- Ελέγξτε ότι το autoresponder είναι ενεργό μόνο για όσο χρειάζεται.
- Αν έχετε πολλούς λογαριασμούς, ρυθμίστε τον σωστό λογαριασμό email.
Ρυθμίσεις email σε πρόγραμμα αλληλογραφίας
Αν θέλετε να διαχειρίζεστε το email σας από εφαρμογή σε κινητό ή υπολογιστή, χρησιμοποιήστε κατά προτίμηση IMAP. Έτσι τα μηνύματα μένουν συγχρονισμένα σε όλες τις συσκευές.
- IMAP: για συγχρονισμό email σε πολλές συσκευές.
- POP3: αν θέλετε να κατεβάζετε τα email τοπικά στη συσκευή σας.
- SMTP: για αποστολή email.
Οι ακριβείς θύρες και οι ρυθμίσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το hosting σας. Αν χρειάζεστε βοήθεια, ελέγξτε τα στοιχεία που σας έχουν δοθεί για τον λογαριασμό email ή τα στοιχεία ρύθμισης στο cPanel.
Αν ο autoresponder δεν λειτουργεί
- Βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός email είναι σωστός και ενεργός.
- Ελέγξτε αν το autoresponder είναι αποθηκευμένο και ενεργοποιημένο.
- Δοκιμάστε να στείλετε email από διαφορετική διεύθυνση για έλεγχο.
- Ελέγξτε αν υπάρχει φίλτρο ή προώθηση που επηρεάζει τη λειτουργία του.
- Αν το πρόβλημα συνεχίζεται, επικοινωνήστε με την υποστήριξη του hosting σας.
Με αυτά τα βήματα μπορείτε να ενεργοποιήσετε εύκολα ένα autoresponder και να ενημερώνετε αυτόματα όσους σας στέλνουν μήνυμα.