Για να χρησιμοποιήσετε το domain σας με το Microsoft 365, χρειάζεται να προσθέσετε τις DNS εγγραφές που σας δίνει η Microsoft. Αυτές οι εγγραφές λένε στο internet πού να στέλνει τα email σας και πώς να επιβεβαιώνει ότι το domain σας είναι σωστά συνδεδεμένο.
Συνήθως θα χρειαστεί να αλλάξετε ή να προσθέσετε εγγραφές τύπου MX, TXT και CNAME. Μην ανησυχήσετε αν οι αλλαγές δεν φανούν αμέσως, γιατί η ενημέρωση DNS μπορεί να πάρει λίγο χρόνο.
Τι κάνει κάθε εγγραφή
- MX: Δείχνει σε ποιον mail server θα πηγαίνουν τα email του domain σας. Για το Microsoft 365, αυτή είναι η βασική εγγραφή για τη λειτουργία του email.
- TXT: Χρησιμοποιείται για επιβεβαίωση του domain και για ρυθμίσεις ασφάλειας email, όπως SPF.
- CNAME: Συνδέει ένα όνομα με ένα άλλο. Στο Microsoft 365 χρησιμοποιείται συχνά για να βοηθήσει με την επιβεβαίωση ή με πρόσθετες υπηρεσίες.
Βήματα για σύνδεση του domain με Microsoft 365
- Συνδεθείτε στο panel DNS του domain σας.
- Βρείτε τη ζώνη DNS του domain που θέλετε να συνδέσετε.
- Ανοίξτε τις οδηγίες του Microsoft 365 ή το setup wizard της Microsoft και αντιγράψτε τις εγγραφές που σας ζητά.
- Προσθέστε ή αλλάξτε τις εγγραφές στο DNS panel σας.
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
- Περιμένετε να ενημερωθεί το DNS. Σε ορισμένες περιπτώσεις αυτό μπορεί να πάρει από λίγα λεπτά έως και αρκετές ώρες.
Ποιες εγγραφές θα χρειαστείτε συνήθως
1. MX εγγραφή
Η MX εγγραφή είναι η πιο σημαντική για το email. Η Microsoft θα σας δώσει μια τιμή που συνήθως μοιάζει με διεύθυνση server, και πρέπει να τη βάλετε ακριβώς όπως σας δίνεται.
Αν υπάρχει ήδη παλιά MX εγγραφή από άλλη υπηρεσία email, συνήθως πρέπει να την αφαιρέσετε ή να την αντικαταστήσετε, ώστε τα email να πηγαίνουν στο Microsoft 365.
2. TXT εγγραφή για επιβεβαίωση
Η TXT εγγραφή βοηθά τη Microsoft να επιβεβαιώσει ότι το domain είναι δικό σας. Συνήθως περιέχει ένα κείμενο που ξεκινά με κάτι σαν MS= ή άλλη παρόμοια τιμή που σας δίνει η Microsoft.
3. TXT εγγραφή για SPF
Το SPF είναι ένας απλός τρόπος να δηλώσετε ποιος επιτρέπεται να στέλνει email από το domain σας. Βοηθά να μειώνονται τα πλαστά email και να βελτιώνεται η παράδοση των μηνυμάτων.
Αν χρησιμοποιείτε Microsoft 365 για αποστολή email, η SPF εγγραφή πρέπει να περιλαμβάνει τη Microsoft, όπως σας προτείνει ο provider.
4. CNAME εγγραφές για υπηρεσίες Microsoft
Ορισμένες φορές η Microsoft ζητά και CNAME εγγραφές για να λειτουργούν σωστά συγκεκριμένες υπηρεσίες ή για να γίνει η επιβεβαίωση του domain. Αυτές οι εγγραφές πρέπει επίσης να μπουν ακριβώς όπως εμφανίζονται στις οδηγίες της Microsoft.
SPF, DKIM και DMARC με απλά λόγια
- SPF: Λέει ποιοι server επιτρέπεται να στέλνουν email για το domain σας.
- DKIM: Προσθέτει μια ψηφιακή υπογραφή στα email, ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να ελέγξει ότι δεν αλλοιώθηκαν.
- DMARC: Βάζει κανόνες για το τι να γίνεται όταν ένα email αποτυγχάνει τους ελέγχους SPF ή DKIM και βοηθά στην προστασία του domain σας από spoofing.
Αν η Microsoft σας δώσει οδηγίες για DKIM ή DMARC, ακολουθήστε τις ακριβώς. Αν δεν σας ζητηθούν άμεσα, μπορείτε να ξεκινήσετε με τις βασικές εγγραφές και να προσθέσετε τα υπόλοιπα στη συνέχεια.
Χρήσιμες συμβουλές πριν κάνετε αλλαγές
- Κρατήστε σημείωση από τις παλιές εγγραφές πριν τις αλλάξετε.
- Μην προσθέτετε δύο διαφορετικές MX εγγραφές για διαφορετικές υπηρεσίες email, εκτός αν ξέρετε τι κάνετε.
- Αν το domain χρησιμοποιείται ήδη για email, ελέγξτε πρώτα ότι έχετε όλες τις νέες τιμές από τη Microsoft.
- Οι DNS αλλαγές μπορεί να χρειαστούν χρόνο για να ενεργοποιηθούν παντού.
Τι να κάνετε αν δεν λειτουργεί αμέσως
- Ελέγξτε ξανά αν οι τιμές που βάλατε είναι ακριβώς ίδιες με αυτές της Microsoft.
- Βεβαιωθείτε ότι η MX εγγραφή δείχνει σωστά στο Microsoft 365.
- Δείτε αν υπάρχει παλιά εγγραφή που επηρεάζει τη νέα ρύθμιση.
- Περιμένετε λίγο ακόμη, γιατί η ενημέρωση DNS δεν είναι πάντα άμεση.
Αν δεν είστε σίγουροι ποια εγγραφή πρέπει να αλλάξετε ή φοβάστε ότι θα επηρεαστεί το email σας, μπορείτε να ανοίξετε ticket στην υποστήριξη της DomainMarket και να σας καθοδηγήσουμε βήμα-βήμα.