Πώς προσθέτω SPF record

Τι είναι το SPF record

Το SPF (Sender Policy Framework) είναι μια εγγραφή DNS που λέει ποιοι mail servers επιτρέπεται να στέλνουν email για λογαριασμό του domain σας. Με απλά λόγια, βοηθά τους παραλήπτες να καταλάβουν αν ένα email που φαίνεται να έρχεται από το domain σας είναι πραγματικά εξουσιοδοτημένο.

Το SPF δεν στέλνει email από μόνο του. Είναι μια ρύθμιση που προσθέτετε στο DNS του domain σας, ώστε οι mail servers να μπορούν να ελέγχουν την εγκυρότητα των εξερχόμενων μηνυμάτων.

Πότε χρειάζεται

• Όταν στέλνετε email από το domain σας μέσω υπηρεσίας όπως Google Workspace ή Microsoft 365.
• Όταν χρησιμοποιείτε κάποιο newsletter, CRM ή άλλη πλατφόρμα αποστολής email.
• Όταν θέλετε να μειώσετε τις πιθανότητες τα email σας να καταλήγουν σε spam.

Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε

Πριν κάνετε αλλαγές, βεβαιωθείτε ότι έχετε τα στοιχεία που σας δίνει ο πάροχος email ή η υπηρεσία αποστολής σας. Συνήθως θα σας δώσει το ακριβές SPF value που πρέπει να χρησιμοποιήσετε.

Σημαντικό: Για ένα domain πρέπει συνήθως να υπάρχει μόνο ένα SPF record. Αν υπάρχει ήδη, δεν προσθέτουμε δεύτερο· το ενημερώνουμε.

Βήματα για να προσθέσετε SPF record

1. Συνδεθείτε στο panel DNS του domain σας.
2. Βρείτε τη ζώνη DNS του domain που θέλετε να ρυθμίσετε.
3. Ελέγξτε αν υπάρχει ήδη SPF record. Συνήθως εμφανίζεται ως TXT record με τιμή που ξεκινά από v=spf1.
4. Αν δεν υπάρχει, προσθέστε νέα εγγραφή τύπου TXT.
5. Αν υπάρχει ήδη, επεξεργαστείτε την υπάρχουσα εγγραφή ώστε να περιλαμβάνει και την υπηρεσία που χρησιμοποιείτε.
6. Εισάγετε την τιμή SPF που σας έδωσε ο πάροχος email.
7. Αποθηκεύστε τις αλλαγές.

Παράδειγμα SPF record

Ένα απλό παράδειγμα μπορεί να μοιάζει έτσι:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Αυτό σημαίνει ότι επιτρέπεται η αποστολή email μέσω του Google Workspace για το domain σας. Το ακριβές περιεχόμενο όμως εξαρτάται από τον πάροχο που χρησιμοποιείτε.

Αν χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία υπηρεσίες email

Αν στέλνετε email και από δεύτερη υπηρεσία, το SPF πρέπει να περιλαμβάνει και αυτήν στην ίδια εγγραφή. Δεν δημιουργούμε ξεχωριστό SPF record για κάθε υπηρεσία, γιατί αυτό συνήθως προκαλεί πρόβλημα στην επαλήθευση.

Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να συνδυάσετε:

• Google Workspace
• Microsoft 365
• newsletter ή CRM πλατφόρμα

Αν δεν είστε σίγουροι ποια υπηρεσία στέλνει email για το domain σας, ζητήστε από τον πάροχο email ή την πλατφόρμα αποστολής το σωστό SPF value.

SPF, DKIM και DMARC με απλά λόγια

• SPF: δείχνει ποιοι servers επιτρέπεται να στέλνουν email για το domain σας.
• DKIM: προσθέτει ψηφιακή υπογραφή στα email, ώστε να ελέγχεται ότι δεν αλλοιώθηκαν.
• DMARC: λέει στους παραλήπτες πώς να χειρίζονται email που αποτυγχάνουν στον έλεγχο SPF ή DKIM και βοηθά στην προστασία από πλαστογράφηση.

Συνήθως, για καλύτερη αξιοπιστία email, χρειάζονται και οι τρεις ρυθμίσεις, ανάλογα με τον provider σας.

Πόσο χρόνο παίρνει να φανεί η αλλαγή

Οι αλλαγές DNS δεν εφαρμόζονται πάντα αμέσως. Μπορεί να χρειαστούν από λίγα λεπτά έως και μερικές ώρες για να φανούν παντού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η πλήρης ενημέρωση μπορεί να πάρει περισσότερο.

Χρήσιμες συμβουλές

• Μην προσθέτετε δεύτερο SPF record αν υπάρχει ήδη ένα.
• Χρησιμοποιείτε πάντα την τιμή που σας δίνει ο email provider σας.
• Αν κάνετε αλλαγές για Google Workspace ή Microsoft 365, ακολουθήστε τις εγγραφές MX / TXT / CNAME που σας έχουν δοθεί.
• Αν το email σας δεν λειτουργεί σωστά μετά την αλλαγή, ελέγξτε αν η εγγραφή γράφτηκε σωστά και αν έχει αποθηκευτεί.

Αν δεν είστε σίγουροι

Αν δεν είστε βέβαιοι ποια εγγραφή πρέπει να βάλετε ή αν υπάρχει ήδη σωστό SPF record, μπορείτε να ανοίξετε ticket στην υποστήριξη. Στείλτε μας και το SPF value που σας έδωσε ο πάροχος email, ώστε να σας καθοδηγήσουμε σωστά.