Ο autoresponder είναι μια αυτόματη απάντηση που στέλνεται όταν κάποιος σας στείλει email. Είναι χρήσιμος όταν λείπετε για διακοπές, όταν το γραφείο είναι κλειστό ή όταν θέλετε να ενημερώνετε τον αποστολέα ότι το μήνυμά του έχει ληφθεί.
Παρακάτω θα δείτε πώς να τον ρυθμίσετε βήμα-βήμα μέσα από το Aegean Panel.
Πριν ξεκινήσετε
- Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ήδη το email account στο οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε τον autoresponder.
- Σκεφτείτε τι μήνυμα θέλετε να λαμβάνουν οι αποστολείς και για πόσο διάστημα θα ισχύει η αυτόματη απάντηση.
- Αν η διεύθυνση είναι ενεργή για επαγγελματική χρήση, καλό είναι να αποφύγετε να δώσετε προσωπικά στοιχεία ή ευαίσθητες πληροφορίες στο μήνυμα.
Βήματα για να φτιάξετε autoresponder
- Συνδεθείτε στο Aegean Panel.
- Από το κεντρικό μενού, ανοίξτε το Email Accounts.
- Εντοπίστε το email account για το οποίο θέλετε να ορίσετε αυτόματη απάντηση.
- Δίπλα στο συγκεκριμένο account, επιλέξτε το εργαλείο Autoresponders.
- Πατήστε Add New ή την επιλογή δημιουργίας νέου autoresponder, αν εμφανίζεται έτσι στο panel.
- Συμπληρώστε τη διεύθυνση email που θα χρησιμοποιεί τον autoresponder.
- Ορίστε το Subject της αυτόματης απάντησης. Για παράδειγμα:
Ευχαριστούμε για το μήνυμά σας. - Γράψτε το κείμενο του μηνύματος στο πεδίο του σώματος. Κρατήστε το σύντομο, σαφές και ευγενικό.
- Αν υπάρχει επιλογή για ημερομηνία έναρξης και λήξης, ορίστε πότε θέλετε να ξεκινήσει και πότε να σταματήσει η αυτόματη απάντηση.
- Ελέγξτε αν υπάρχει ρύθμιση για καθυστέρηση απάντησης ή επανάληψη προς τον ίδιο αποστολέα. Αν δεν είστε σίγουροι, αφήστε τις προεπιλεγμένες τιμές.
- Πατήστε Save ή Create για να αποθηκεύσετε τη ρύθμιση.
Παράδειγμα μηνύματος autoresponder
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλό μήνυμα όπως το παρακάτω:
Σας ευχαριστούμε για το μήνυμά σας. Έχουμε λάβει το αίτημά σας και θα σας απαντήσουμε το συντομότερο δυνατόν. Με εκτίμηση, η ομάδα μας.
Συχνά λάθη που πρέπει να προσέξετε
- Λάθος email account: Βεβαιωθείτε ότι ρυθμίζετε τον autoresponder στο σωστό mailbox.
- Υπερβολικά μεγάλο μήνυμα: Κρατήστε το κείμενο σύντομο και ξεκάθαρο.
- Ξεχασμένη λήξη: Αν ο autoresponder είναι για προσωρινή απουσία, ορίστε ημερομηνία λήξης για να μην συνεχίσει να στέλνει απαντήσεις άσκοπα.
- Διπλές αυτόματες απαντήσεις: Αν έχετε ήδη ενεργό forwarder ή άλλο automation, ελέγξτε να μην δημιουργούνται διπλά μηνύματα.
Πώς να τον απενεργοποιήσετε
- Μπείτε ξανά στο Email Accounts.
- Ανοίξτε το Autoresponders για το συγκεκριμένο email.
- Βρείτε τον ενεργό autoresponder και επιλέξτε Delete ή Disable, ανάλογα με την επιλογή που εμφανίζεται.
- Αποθηκεύστε την αλλαγή.
Χρήσιμη συμβουλή
Αν ο autoresponder αφορά επαγγελματικό email, δοκιμάστε πρώτα να στείλετε ένα test email από μια άλλη διεύθυνση για να βεβαιωθείτε ότι η αυτόματη απάντηση λειτουργεί σωστά.
Αν δεν είστε σίγουροι για τη ρύθμιση ή αν η αλλαγή επηρεάζει ενεργά email που χρησιμοποιούνται καθημερινά, ανοίξτε ticket για να σας καθοδηγήσει η ομάδα υποστήριξης.